回收紙與個資法

QunXu群旭紙購網-群旭紙廠-群旭紙業-牛皮紙-無硫紙-防水牛皮紙-蠟紙 / 201011-09

 用回收紙來列印文件，雖有環保功效，卻有一些缺點。像是回收紙列印會發生卡紙問題，以及釘書針未拔除而破壞印表機滾筒等狀況，及另一個更大的問題──資料外洩 



為了環保，為了地球永續，許多公司都已經建立起紙張回收再利用的作法，不管是拿來書寫或是再次列印，都能提高資源的最大利用率，為環境資源永續盡一分心力；這麼做，既節省資源，也降低營運成本。不過，遇到了個資法，這樣的作法就有得斟酌了。 

用回收紙來列印文件，雖有環保功效，卻有一些缺點。像是回收紙列印會發生卡紙問題，以及釘書針未拔除而破壞印表機滾筒等狀況，此外像是拔釘書針、篩選文件內容、整理文件好讓已列印面全部一致等等，這些都需要額外花費時間來處理。為了環保著想，這些問題其實都還可以接受，但另一個更大的問題──資料外洩，則不容忽視，因為新版個資法的罰則變重了。 

使用回收紙最大的問題在於，平常沒有習慣定期篩選出可以再利用的紙張，一旦文件堆積過多，也沒有時間可以一張張篩選，就全數丟進回收紙箱，一下子把問題給打發掉。然而，真正的問題才正要開始。 

回收紙能洩露什麼資訊？我曾經收過一個包裹，我把黏在包裹上書寫姓名地址的紙張撕開，看到背面印的是一份公司公文，內容是一項業務經費的細目。這張文件當然不可能是公文的正本，它是透過傳真傳送的副本，所以這樣的紙張就很容易被當成回收紙來使用。 

我收過的回收紙還不只這樣，有些文件背後還印著會議記錄、差旅經費統計表、系統開發記錄等資料。我推敲為何會拿到這樣的回收紙，原因可能是這些文件在該公司裏並不算是機密資料，因此就被當成回收紙來使用，然而當他們需要提供文件資料給我時，沒有使用新紙來印，照著印表機預設的紙匣就印了。這些資料在公司內部流通可能問題還不大，但流出公司之外，就算資訊不敏感，被外人看到公司內部文件怎麼說也是不大好。 

在新版個資法還沒通過之前，這些文件流出頂多也就是承擔公司營運資訊外洩的風險，但新版個資法已經通過了，而且也加重了罰則，如果這些文件的內容可辨識出個人資料，那麼視情節公司不只要被罰款，負責人也可能要面對刑責。 

從回收紙來看個資法，突顯的是企業對於文件列印的控管問題，這在大多數公司來說其實還是很脆弱的一環。 

本期的企業採購大特輯，我們檢視了能夠協助企業管理文件列印的列印安全控管方案（請見第20頁）。目前這些方案所提供的管控功能，主要有身分辨識機制、功能權限控管、密碼機密列印、安全浮水印、列印資料內容備份和記錄，以及文件內容自動關鍵字警示等。藉由這些功能可以做到文件的使用權限管控、文件識別、列印記錄統計與列印內容的稽核，確保文件列印的安全，以及建立起日後有效追蹤的機制。 

紙本文件的控管，是企業因應個資法必須要重視的環節，畢竟，要能達到完全無紙化的企業仍算少數。既然我們不得不用紙張列印文件，那就得管制紙本文件的使用，從一開始誰有權限列印資料、在列印的過程中如何確保不被其他人取得資料、如何發送文件，到最後如何有效地回收文件、徹底銷毀文件，這一整個紙本文件的使用生命周期，都必須要有一套管控辦法，不然紙張文件將會是資料外洩的一大漏洞。